Privacyverklaring

In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens Afstudeerstage.nl verwerkt, waarom dat gebeurt en welke keuzes en rechten je hebt.

Inhoud

• Wie is verantwoordelijk?
• Gegevens, doelen en grondslagen
• Ontvangers en dienstverleners
• Bewaarbeleid
• Je privacyrechten

1. Wie is verantwoordelijk?

De onderneming in de platformidentiteit hieronder is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking die in deze verklaring staat. Dat geldt voor websitebezoekers, studenten, werkgevers, contactpersonen van werkgevers, sollicitanten en mensen die contact opnemen of een privacyverzoek doen.

2. Gegevens, doelen en grondslagen

We verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor het platform, de beveiliging daarvan en onze wettelijke verplichtingen. Welke gegevens we verwerken, hangt af van hoe je het platform gebruikt.

Account en toegang

We verwerken naam, e-mailadres, accountrol, accountstatus, wachtwoordbeveiliging, e-mailbevestiging, sessiegegevens en technische beveiligingsgegevens. Het doel is een account aanmaken, toegang geven, inloggen beveiligen, misbruik beperken en accountcommunicatie versturen. De grondslag is uitvoering van de gebruikersovereenkomst. Voor beveiliging en fraudepreventie gebruiken we ook ons gerechtvaardigd belang om het platform en de gebruikers te beschermen.

Studentenprofiel en sollicitatie

Bij studenten kunnen we contactgegevens, school, studie, opleidingsniveau, afstudeerjaar, plaats en andere ingevulde profielgegevens verwerken. Bij een sollicitatie verwerken we de gegevens die op dat moment in het profiel staan, de gekozen vacature, een eventuele toelichting, de sollicitatiestatus, het cv en de motivatiebrief. Dit is nodig om de sollicitatie op verzoek van de student aan de werkgever te sturen en daarna beschikbaar te houden binnen de sollicitatieflow. De grondslag is uitvoering van de gebruikersovereenkomst.

De student bepaalt zelf welke passende informatie in het cv en de motivatiebrief staat. Deel geen bijzondere of andere gevoelige gegevens als die niet nodig zijn voor de sollicitatie.

Werkgever, bedrijf en vacature

Bij werkgevers verwerken we account- en contactgegevens, bedrijfs- en factuurgegevens, KvK- en btw-gegevens waar gevraagd, vacature-inhoud, publicatiestatus en gegevens over de behandeling van sollicitaties. Dit is nodig om bedrijfsprofielen te beoordelen, vacatures op te stellen en te publiceren, sollicitaties te tonen en de werkgeversdienst uit te voeren. De grondslag is uitvoering van de overeenkomst. Moderatie en fraudepreventie steunen daarnaast op ons gerechtvaardigd belang en waar nodig op een wettelijke verplichting.

Orders, betalingen en facturen

Voor een betaalde vacatureplaatsing verwerken we ordergegevens, prijs- en btw-gegevens, factuurgegevens, betaalstatus, providerreferenties en factuurinformatie. Dat is nodig om de bestelling, betaling, publicatie en administratie uit te voeren. De grondslagen zijn uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale administratie.

Contact en support

Als je ons mailt, verwerken we je e-mailadres en de inhoud van het bericht om je vraag, klacht of privacyverzoek te behandelen. De grondslag hangt af van de vraag: uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigd belang om vragen en klachten zorgvuldig af te handelen.

Techniek, audit en beveiliging

We kunnen IP-adressen, user-agents, sessiegegevens, requestgegevens, interne objectnummers, auditinformatie en beperkte foutgegevens verwerken. Dit helpt om toegang te beveiligen, wijzigingen te kunnen onderzoeken, storingen op te lossen en fraude of misbruik tegen te gaan. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang. Waar een wettelijke verplichting geldt, gebruiken we die grondslag.

De privacyverklaring is informatie over verwerking. Zij is geen gebundelde toestemming. Als voor een afzonderlijke verwerking toestemming nodig is, vragen we die apart en kun je die later intrekken.

3. Ontvangers en dienstverleners

Persoonsgegevens worden alleen gedeeld als dat nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, voor beveiliging of om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

• De werkgever ontvangt de gegevens en documenten van een student die op een vacature van dat bedrijf solliciteert.
• Bevoegde beheerders kunnen gegevens bekijken voor support, moderatie, beveiliging en financiële afhandeling.
• Mollie ontvangt de gegevens die nodig zijn om betalingen te verwerken en, wanneer die dienst voor de bestelling wordt gebruikt, facturatie uit te voeren. Mollie kan voor eigen wettelijke taken ook zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.
• Hosting, database, private opslag, cache, mail en back-ups worden door technische dienstverleners verwerkt. De concrete leveranciers zijn deploymentafhankelijk en worden vóór ingebruikname en bij wijzigingen gecontroleerd.
• Adviseurs, toezichthouders of bevoegde instanties ontvangen alleen gegevens als dat noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

We noemen geen verwerkingsovereenkomst of andere contractuele waarborg zonder dat die voor de concrete leverancier is vastgesteld.

4. Doorgifte buiten de EER

Welke hosting-, mail- en back-updienstverleners actief zijn, hangt af van de deployment. Daarom beloven we niet algemeen dat alle gegevens uitsluitend in Nederland of de Europese Economische Ruimte blijven. Voor iedere actieve leverancier wordt gecontroleerd waar gegevens worden verwerkt en welke wettelijke waarborg nodig is.

5. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Sollicitatiedocumenten en factuurdocumenten worden buiten de publieke webopslag bewaard. Toegang wordt beperkt met accounts, rollen en autorisatiecontroles. Verbindingen worden bij publiek gebruik versleuteld, relevante handelingen worden gelogd en back-ups worden gebruikt waar de deployment daarin voorziet. Geen enkel systeem is volledig zonder risico; meld een vermoeden van misbruik direct via het e-mailadres in de platformidentiteit.

6. Bewaarbeleid

Account- en profielgegevens

We bewaren account- en profielgegevens zolang het account actief is. Na verwijdering of beëindiging verwijderen of anonimiseren we persoonsgegevens die niet meer nodig zijn. Gegevens kunnen langer nodig blijven voor wettelijke verplichtingen, financiële administratie, beveiliging, fraudeonderzoek, klachten, geschillen en bewijs van transacties of acceptatie. Er bestaat bij launch geen automatische verwijdering na een vaste periode van inactiviteit.

Sollicitaties, cv’s en motivatiebrieven

We bewaren sollicitatiegegevens, cv’s en motivatiebrieven maximaal 24 maanden na de laatste relevante activiteit rond de sollicitatie of na het sluiten of verlopen van de vacature. Eerdere verwijdering kan plaatsvinden na een geldig verzoek als er geen geldige reden is om de gegevens te bewaren. Langer bewaren gebeurt alleen als dat nodig is voor een juridisch geschil, klacht, fraude- of misbruikonderzoek of een wettelijke verplichting.

Audit- en beveiligingsgegevens

We bewaren audit- en beveiligingsgegevens in beginsel maximaal 12 maanden. Bij een incident, onderzoek, misbruik of geschil kan een langere periode noodzakelijk zijn.

Supportcommunicatie

We bewaren supportcommunicatie in beginsel maximaal 24 maanden na afronding, tenzij een klacht, geschil of wettelijke verplichting langer bewaren nodig maakt.

Financiële administratie

We bewaren orders, betalingen, facturen en fiscale administratie voor zover wettelijk vereist minimaal zeven jaar. Voor een specifieke categorie kan een langere wettelijke termijn gelden.

Back-ups en handmatige uitvoering

Verwijderde gegevens kunnen tijdelijk in beveiligde back-ups blijven staan en verdwijnen volgens de normale back-upcyclus. Back-ups worden niet gebruikt om een verwijderd account opnieuw actief te maken. Wettelijke, technische en beveiligingsbeperkingen kunnen onmiddellijke verwijdering uit iedere back-up onmogelijk maken.

De automatische retentiepurge is nog niet volledig beschikbaar. Privacyverzoeken, verwijdering en anonimisering worden bij launch gedeeltelijk handmatig uitgevoerd. Er is nog geen selfservice accountverwijdering en nog geen automatische verwijdering van sollicitatiedocumenten. Deze beperkingen veranderen de genoemde maximale bewaartermijnen niet.

7. Je privacyrechten

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking en overdraagbaarheid. Je kunt bezwaar maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Als toestemming de grondslag is, kun je die toestemming intrekken. Een intrekking verandert niet dat eerdere verwerking rechtmatig kon zijn.

Stuur je verzoek via het klikbare e-mailadres in de platformidentiteit. We reageren in beginsel binnen één maand. Als een verzoek complex is of er veel verzoeken zijn, kan de wettelijke verlenging gelden; daarover ontvang je binnen de eerste maand bericht.

We controleren je identiteit alleen als dat nodig is en gebruiken een proportionele, veilige methode. Stuur niet standaard een volledige kopie van een identiteitsbewijs. We beschermen ook de gegevens en rechten van andere personen. Een gedeeltelijke weigering wordt gemotiveerd.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We waarderen het als je eerst contact opneemt, zodat we de klacht kunnen onderzoeken.

8. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, leveranciers of wetgeving wijzigen. Bij een inhoudelijke wijziging verhogen we bewust de documentversie en tonen we de nieuwe ingangsdatum en wijzigingsdatum.