Privacyverklaring

In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens Afstudeerstage.nl verwerkt, waarom dat gebeurt en welke keuzes en rechten je hebt.

Inhoud

• 1. Wie is verantwoordelijk?
• 2. Gegevens, doelen en grondslagen
• 3. Ontvangers, dienstverleners en externe sites
• 4. Doorgifte buiten de EER
• 5. Beveiliging
• 6. Bewaren
• 7. Je privacyrechten
• 8. Wijzigingen

1. Wie is verantwoordelijk?

De onderneming onderaan deze pagina is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking in deze verklaring. Dat geldt voor websitebezoekers, studenten, werkgevers, contactpersonen van werkgevers, sollicitanten, mensen die in een vacaturetekst worden genoemd, en mensen die contact opnemen of een privacyverzoek doen.

2. Gegevens, doelen en grondslagen

We verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor het platform, de beveiliging daarvan en onze wettelijke verplichtingen. Welke gegevens we verwerken, hangt af van hoe je het platform gebruikt.

Account en toegang

We verwerken naam, e-mailadres, accountrol, accountstatus, wachtwoordbeveiliging, e-mailbevestiging, sessiegegevens en technische beveiligingsgegevens. Het doel is een account aanmaken, toegang geven, inloggen beveiligen, misbruik beperken en accountcommunicatie versturen. De grondslag is uitvoering van de gebruikersovereenkomst. Voor beveiliging en fraudepreventie gebruiken we ook ons gerechtvaardigd belang om het platform en de gebruikers te beschermen.

Studentenprofiel en sollicitatie

Bij studenten kunnen we contactgegevens, school, studie, opleidingsniveau, afstudeerjaar, plaats en andere ingevulde profielgegevens verwerken. Bij een sollicitatie verwerken we de gegevens die op dat moment in het profiel staan, de gekozen vacature, een eventuele toelichting, de sollicitatiestatus, het cv en de motivatiebrief. Dit is nodig om de sollicitatie op verzoek van de student aan de werkgever te sturen en daarna beschikbaar te houden. De grondslag is uitvoering van de gebruikersovereenkomst.

De student bepaalt zelf welke passende informatie in het cv en de motivatiebrief staat. Deel geen bijzondere of andere gevoelige gegevens als die niet nodig zijn voor de sollicitatie.

Werkgever, bedrijf en vacature

Bij werkgevers verwerken we account- en contactgegevens, bedrijfsgegevens, KvK- en btw-gegevens waar gevraagd, vacature-inhoud, publicatiestatus, de geaccepteerde versie van de voorwaarden en gegevens over de behandeling van sollicitaties. Dit is nodig om bedrijfsprofielen te beoordelen, vacatures op te stellen en te publiceren, sollicitaties te tonen en de werkgeversdienst uit te voeren. De grondslag is uitvoering van de overeenkomst. Moderatie en fraudepreventie steunen daarnaast op ons gerechtvaardigd belang en waar nodig op een wettelijke verplichting.

Vacatures van andere sites

Een deel van de vacatures halen we op via Adzuna, een vacaturezoekmachine. Van Adzuna ontvangen we onder meer de titel, het bedrijf, de plaats, een korte omschrijving en een link naar de advertentie. Bij zo’n vacature lezen we, waar mogelijk, ook de openbare vacaturepagina van de werkgever. Lukt dat, dan tonen we de volledige tekst en controleren we of het om dezelfde vacature gaat en of die nog openstaat. Niet bij elke vacature is die volledige tekst beschikbaar; dan tonen we de korte omschrijving van Adzuna. Dit gaat over gegevens van de vacature, niet over jou als bezoeker.

Medewerkers die in een vacaturetekst staan

Werkgevers noemen in een vacaturetekst soms een medewerker, bijvoorbeeld als contactpersoon, soms met telefoonnummer of e-mailadres. Die gegevens komen mee met de oorspronkelijke tekst. Voor de controle van de vacature hebben we ze zelf niet nodig. Zo gaan we ermee om:

• Op onze site. Uit de volledige tekst die we van de site van de werkgever overnemen, halen we bij het tonen automatisch zinnen weg met een mobiel nummer of een persoonlijk e-mailadres, en zinnen die je naar een bij naam genoemde persoon verwijzen, met de naam- of functieregel van die persoon. Algemene nummers en adressen van het bedrijf, zoals een stage- of hr-adres, laten we staan. Deze opschoning werkt automatisch en vangt niet alles: een naam of functie kan zichtbaar blijven, bijvoorbeeld in een beschrijving van de sollicitatieprocedure. De korte omschrijving van Adzuna en vacatures die werkgevers zelf bij ons plaatsen, tonen we zoals ze zijn aangeleverd. Zie je gegevens van jezelf die je liever niet op onze site ziet, laat het ons weten.
• In onze opslag. We bewaren de tekst zoals de werkgever die publiceerde, omdat we de tekst als geheel nodig hebben om de vacature te controleren. Gegevens van medewerkers die erin staan, blijven daardoor ook bewaard; we kunnen ze nu nog niet automatisch uit de opgeslagen tekst weglaten. Alleen bevoegde beheerders kunnen de opgeslagen tekst inzien. We gebruiken deze gegevens niet voor een ander doel, maken er geen profielen van en delen ze niet, behalve met onze technische dienstverleners die ze voor ons opslaan.
• Bij onze dienstverleners. De opgeslagen tekst staat in onze database en back-ups bij onze hostingpartij (zie Ontvangers).

De grondslag is ons gerechtvaardigd belang: studenten juiste en actuele vacatures laten zien en verouderde, onjuiste of dubbele vacatures herkennen. Je kunt hiertegen bezwaar maken en vragen je gegevens te verwijderen (zie Je privacyrechten).

Betaalde extra diensten

Op dit moment bieden we geen betaalde diensten aan. Neem je als werkgever een betaalde extra dienst af, dan verwerken we ordergegevens, prijs- en btw-gegevens, factuurgegevens, betaalstatus, referenties van de betaaldienst en factuurinformatie. Dat is nodig om de bestelling, betaling, levering en administratie uit te voeren. De grondslagen zijn uitvoering van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen, waaronder de fiscale bewaarplicht.

Contact en support

Als je ons mailt, verwerken we je e-mailadres en de inhoud van het bericht om je vraag, klacht, melding of privacyverzoek te behandelen. De grondslag hangt af van de vraag: uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting of ons gerechtvaardigd belang om vragen en klachten zorgvuldig af te handelen.

Techniek, audit en beveiliging

We kunnen IP-adressen, user-agents, sessiegegevens, requestgegevens, interne objectnummers, auditinformatie en beperkte foutgegevens verwerken. Dit helpt om toegang te beveiligen, wijzigingen te kunnen onderzoeken, storingen op te lossen en fraude of misbruik tegen te gaan. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang. Waar een wettelijke verplichting geldt, gebruiken we die grondslag.

Websitestatistieken (alleen met toestemming)

Als je daar in de cookiemelding toestemming voor geeft, gebruiken we Google Analytics 4 om te zien hoe de website wordt gebruikt: welke pagina’s en vacatures worden bekeken en hoe vaak op een sollicitatieknop wordt geklikt. Google Analytics plaatst daarvoor eigen cookies en verwerkt gegevens zoals een cookie-ID, de bezochte pagina’s en technische gegevens over je apparaat en browser. Bij een vacature sturen we alleen het interne vacaturenummer, het soort vacature en het soort sollicitatieknop mee; geen naam, e-mailadres, cv of vacaturetekst. Zonder toestemming laden we Google Analytics niet. De grondslag is je toestemming. Je kunt die op elk moment intrekken via Cookie-instellingen onderaan iedere pagina; meer hierover staat in het cookiebeleid.

De privacyverklaring is informatie over verwerking. Zij is geen gebundelde toestemming. Als voor een afzonderlijke verwerking toestemming nodig is, vragen we die apart en kun je die later intrekken.

3. Ontvangers, dienstverleners en externe sites

Persoonsgegevens delen we alleen als dat nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, voor beveiliging of om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

• Werkgevers ontvangen de gegevens en documenten van een student die op een vacature van hun bedrijf solliciteert.
• Bevoegde beheerders van Afstudeerstage.nl kunnen gegevens bekijken voor support, moderatie, beveiliging en financiële afhandeling.
• Hetzner Online GmbH (Duitsland) host onze website, app, database en bestanden, en bewaart onze back-ups.
• Brevo (Frankrijk) verstuurt de e-mails van het platform, zoals bevestigingen en meldingen.
• Namecheap host ons e-mailpostvak op een Europese server. Berichten die je ons mailt, komen daar binnen.
• Google ontvangt, alleen na je toestemming voor websitestatistieken, de gegevens die Google Analytics op de website verzamelt.
• Mollie ontvangt de gegevens die nodig zijn voor een betaling, als je een betaalde extra dienst afneemt. Mollie kan voor eigen wettelijke taken ook zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.
• Adviseurs, toezichthouders of bevoegde instanties ontvangen alleen gegevens als dat noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

Solliciteren via een andere site

Bij een vacature van Adzuna brengt de knop je in een nieuw tabblad naar de advertentie op de site van Adzuna. Solliciteer je rechtstreeks bij de werkgever, dan brengt de knop je naar de site van de werkgever. Zo’n site ontvangt van je browser de gebruikelijke technische gegevens, zoals je IP-adres, gegevens over je browser en apparaat, en dat je van afstudeerstage.nl komt, maar niet van welke pagina. In de link naar Adzuna staan het nummer van de advertentie en ons partnernummer. We voegen geen gegevens van je account of je sollicitatie aan de link toe. Adzuna kan je daarna doorsturen naar de site van de werkgever. Vanaf het moment dat je doorklikt, verwerken Adzuna en de werkgever gegevens over je bezoek volgens hun eigen privacyverklaring. Heb je toestemming gegeven voor websitestatistieken, dan registreert Google Analytics ook dat je op de knop klikte.

Het Adzuna-logo op onze site staat op onze eigen server. Als je een pagina bekijkt, maakt je browser dus geen verbinding met Adzuna.

4. Doorgifte buiten de EER

Onze website, app, database en back-ups staan bij Hetzner in Duitsland. Ons e-mailpostvak staat bij Namecheap op een server in Europa. Brevo, dat de e-mails van het platform verstuurt, slaat gegevens op servers in Frankrijk en België op.

Dat betekent niet dat al je gegevens uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (EER) blijven:

• Namecheap is een Amerikaans bedrijf. Gegevens in ons postvak kunnen daardoor ook vanuit de Verenigde Staten toegankelijk zijn. Volgens de verwerkersvoorwaarden van Namecheap gelden voor doorgifte buiten de EER de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• Brevo zet voor onder meer ondersteuning en beveiliging ook bedrijven buiten de EER in, onder andere in de Verenigde Staten en India. Volgens de voorwaarden van Brevo gebeurt dat op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen.
• Gebruik je Google Analytics met toestemming, dan kan Google gegevens ook in de Verenigde Staten verwerken. Google beroept zich daarvoor op het EU-VS Data Privacy Framework, waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft genomen, en waar nodig op de standaardcontractbepalingen.

Doorgifte buiten de EER mag alleen met een waarborg uit de AVG, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Wil je weten welke waarborg een dienstverlener gebruikt, of een kopie daarvan ontvangen, vraag het ons via het e-mailadres onderaan deze pagina.

5. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Sollicitatiedocumenten en factuurdocumenten worden buiten de publieke webopslag bewaard. Toegang wordt beperkt met accounts, rollen en autorisatiecontroles. Verbindingen zijn versleuteld, relevante handelingen worden gelogd en we maken dagelijks back-ups. Geen enkel systeem is volledig zonder risico; meld een vermoeden van misbruik direct via het e-mailadres onderaan deze pagina.

6. Bewaren

Account- en profielgegevens

We bewaren account- en profielgegevens zolang het account bestaat. Vraag je om verwijdering of beëindigen we het account, dan verwijderen of anonimiseren we persoonsgegevens die niet meer nodig zijn. Dat doen we met de hand. Gegevens kunnen langer nodig blijven voor wettelijke verplichtingen, financiële administratie, beveiliging, fraudeonderzoek, klachten, geschillen en bewijs van transacties of acceptatie. Een automatische verwijdering na een periode zonder activiteit is er niet.

Sollicitaties, cv’s en motivatiebrieven

Is een sollicitatie afgewezen of ingetrokken, dan verwijderen we die sollicitatie met het cv en de motivatiebrief automatisch, 24 maanden na de laatste activiteit rond de sollicitatie of de vacature. Voor andere sollicitaties, bijvoorbeeld als de werkgever nog niet heeft gereageerd, is er geen automatische verwijdering. Die blijven bewaard zolang je account bestaat of tot je om verwijdering vraagt. Eerdere verwijdering kan na een geldig verzoek, als er geen geldige reden is om de gegevens te bewaren. Langer bewaren gebeurt alleen als dat nodig is voor een juridisch geschil, klacht, fraude- of misbruikonderzoek of een wettelijke verplichting.

Vacatureteksten van andere sites

We bewaren deze teksten zolang we de vacature nodig hebben om haar te tonen of te controleren, en daarna zolang dat nodig is om eerdere controles te kunnen verantwoorden. Een vaste maximale termijn hebben we hiervoor nog niet. Vraag je om verwijdering van je gegevens uit een vacaturetekst, dan beoordelen we je verzoek en halen we de vacature zo nodig van onze site. Je gegevens direct uit alle opgeslagen kopieën verwijderen kunnen we op dit moment niet in alle gevallen. Dat geldt bijvoorbeeld voor de gegevens die we van Adzuna ontvingen en voor onze back-ups. We laten je weten wat we wel en niet hebben gedaan, en waarom.

Audit- en beveiligingsgegevens

We bewaren audit- en beveiligingsgegevens in beginsel maximaal 12 maanden. Een automatische verwijdering daarvan is nog niet ingericht. Bij een incident, onderzoek, misbruik of geschil kan een langere periode nodig zijn.

Logbestanden van de webserver

Deze bevatten onder meer IP-adressen en worden na ongeveer twee weken automatisch verwijderd.

Supportcommunicatie

We bewaren supportcommunicatie in beginsel maximaal 24 maanden na afronding, tenzij een klacht, geschil of wettelijke verplichting langer bewaren nodig maakt. Een automatische verwijdering daarvan is niet ingericht.

Financiële administratie

Orders, betalingen, facturen en fiscale administratie bewaren we zeven jaar, zoals de wet voorschrijft. Voor een specifieke categorie kan een langere wettelijke termijn gelden.

Back-ups

We maken elke dag een back-up en bewaren die 14 dagen. De wekelijkse back-up van zondag bewaren we maximaal 56 dagen. Daarnaast maakt onze hostingpartij back-ups, die ongeveer 7 dagen bewaard blijven. Er zijn ook nog enkele oudere technische back-ups uit de opbouwfase van het platform, waarvoor nog geen vaste bewaartermijn geldt. Gegevens die we hebben verwijderd, kunnen daardoor nog enige tijd in een back-up staan. We gebruiken back-ups alleen om het platform te herstellen.

7. Je privacyrechten

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking en overdraagbaarheid. Je kunt bezwaar maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, ook als je in een vacaturetekst wordt genoemd. Dan stoppen we die verwerking, tenzij we dwingende redenen hebben die zwaarder wegen. Voor gegevens in vacatureteksten van andere sites lees je onder Bewaren wat we op dit moment wel en niet direct kunnen. Als toestemming de grondslag is, kun je die toestemming intrekken. Een intrekking verandert niet dat eerdere verwerking rechtmatig kon zijn.

Stuur je verzoek naar het e-mailadres onderaan deze pagina. We reageren in beginsel binnen één maand. Als een verzoek complex is of er veel verzoeken zijn, kan de wettelijke verlenging gelden; daarover ontvang je binnen de eerste maand bericht.

We controleren je identiteit alleen als dat nodig is en gebruiken een proportionele, veilige methode. Stuur niet standaard een volledige kopie van een identiteitsbewijs. We beschermen ook de gegevens en rechten van andere personen. Een gedeeltelijke weigering wordt gemotiveerd.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We waarderen het als je eerst contact opneemt, zodat we de klacht kunnen onderzoeken.

8. Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, leveranciers of wetgeving wijzigen. Bij een inhoudelijke wijziging verhogen we de documentversie en tonen we de nieuwe ingangsdatum en wijzigingsdatum.

Bedrijfsgegevens